【年會季】年會策劃對活動場地的要求

活動場地

公司企業(yè)在開始策劃年會時，要有一個全面的規(guī)劃。做一張表格列出你的要求，它能幫你確立活動的基本流程，使你對年會的需求有一個整體了解。

場地的選擇

選擇場地除了要考慮公司人數(shù)和活動規(guī)模，還需要考慮設(shè)備的搬入與安裝、排練。設(shè)備的拆卸及搬出的需求，尤其是時間安排和物流方面的要求。

以酒店為例，會場在幾層、是否有電梯、從酒店外到會場的沿途經(jīng)過哪些地方、設(shè)備車輛的停車問題、如何搬入安裝、如何從停車場進入會場等等。

場地空間要求

設(shè)想年會的全過程，確定對相應(yīng)空間的要求?？疾炜尚行圆㈤_始制作成本報表，要盡量做到具體詳細。

如果視聽設(shè)備和舞臺搭建需要6米高的天花板，就應(yīng)當(dāng)在表格里寫清楚。當(dāng)然還必須包括提前布置和排練的空間。

如果需要提前24小時預(yù)訂宴會廳，以確保布置好的場地可以保留到活動當(dāng)天的話，也要流出來。

如果需要為演出人員準(zhǔn)備一間化妝室，為員工準(zhǔn)備一間辦公室或安排一個區(qū)域擺放陳列物品，一定要在著手布置時通知會場方，好讓他們?yōu)槟泐A(yù)留出合適的位置。一旦合同簽訂完畢，縮減多余空間比想方設(shè)法解決空間不足問題要容易得多。

精確的預(yù)算

為了準(zhǔn)備一份精確的預(yù)算，需要照顧到年會的方方面面，盡量把可能的成本都考慮在內(nèi)。

在這個過程中，你會發(fā)現(xiàn)有很多不同的事項都要計入成本，如辦理街道停車許可證、聘請下班的警務(wù)人員等，這些費用應(yīng)列入成本中的哪一項以及支付這些費用的原因要列示清楚。要不斷更新成本核算，并根據(jù)變化增減項目。

正如前面提到的，隨時掌握開支情況是很重要的，這樣你就可以及時調(diào)整并具有足夠的資金確?；顒右氐耐暾?，這些活動要素是實現(xiàn)公司年會目標(biāo)的必要元素。

成本的考量

有些年會想通過場景布置帶來一種奢華的感覺，使其成為人們津津樂道的談資。舉個栗子，沙漠中舉辦一場類似篝火晚會的年會，在沙漠里閃爍的星空下，由知名音樂家為客人線上專長交響樂演出。

你可以讓客人在日落時分乘坐熱氣球到達，著陸時送上香檳。在策劃富有創(chuàng)意活動的同時，也要考慮到活動地點的實際成本問題。比如萬一天氣狀況或鋒利情況不適宜熱氣球飛行，就要有后備的交通工具、為不愿意乘坐熱氣球的嘉賓準(zhǔn)備的交通工具、返程的交通工具（因為熱氣球在天黑后無法飛行）、一個透明的塑料帳篷（適合天氣不好時使用）、一個烹飪帳篷、衛(wèi)生間、運送設(shè)施到沙漠的車輛、隨時待命的醫(yī)療援助、保安、燈光設(shè)施、取暖設(shè)備、供電與備用發(fā)電機以及負責(zé)處理異常情況的監(jiān)察員等。

當(dāng)把所有的費用納入預(yù)算后，你可能會發(fā)現(xiàn)在沙漠里舉辦這樣一場特殊活動的費用實在太高，轉(zhuǎn)而考慮其他的方案，或者看看成本報表中哪里還有可以調(diào)用的資金，以實現(xiàn)你最初的設(shè)想。

任何情況下都要清楚地知道資金狀況，以做出明智的決定?；顒硬邉澲茉?，活動執(zhí)行按部就班，才能保證最后不出現(xiàn)“意外”。提前了解各項成本才能做出明智的決定。