怎樣組織一次成功的幼兒園畢業(yè)典禮？
最近，以家長(zhǎng)志愿者的身份參加了Helen就讀的華師大附屬幼兒園2018屆畢業(yè)典禮（以下簡(jiǎn)稱“這次畢業(yè)典禮”）的相關(guān)工作。在籌備過(guò)程中，我既是一名家長(zhǎng)志愿者，同時(shí)也把自己作為一名活動(dòng)行業(yè)的觀察員。這次畢業(yè)典禮總體來(lái)說(shuō)相當(dāng)成功，但也存在不少有待改進(jìn)之處。
從幼兒園到大學(xué)，每年的畢業(yè)季各個(gè)學(xué)校都要舉行形式多樣的畢業(yè)典禮。怎樣的畢業(yè)典禮才算成功、精彩和難忘？實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)就是成功，能給學(xué)生、家長(zhǎng)和老師愉悅的體驗(yàn)就是精彩，能激發(fā)他們的情感共鳴以及在社交媒體上轉(zhuǎn)發(fā)的沖動(dòng)就是難忘。
下面，我將主要以華師大附屬幼兒園2018屆畢業(yè)典禮為例，做點(diǎn)簡(jiǎn)要分析，希望對(duì)相關(guān)策劃和組織者有所啟發(fā)。
一、分析畢業(yè)典禮的關(guān)鍵成功要素（KSF）
對(duì)于任何特殊活動(dòng)，策劃人首先要對(duì)關(guān)鍵成功要素胸有成竹。首當(dāng)其沖，要明確畢業(yè)典禮的目標(biāo)?？梢苑譃閷?duì)內(nèi)和對(duì)外兩個(gè)方面來(lái)理解，對(duì)內(nèi)主要是用儀式來(lái)慶祝畢業(yè)、歡送學(xué)生和增強(qiáng)凝聚力，對(duì)外則主要是用內(nèi)容和創(chuàng)意來(lái)彰顯學(xué)校的辦學(xué)理念、綜合實(shí)力和師生風(fēng)采。
以下是兩所幼兒園在策劃畢業(yè)典禮方案中確定的活動(dòng)目標(biāo)，我們可以發(fā)現(xiàn)，盡管目標(biāo)很相似，但側(cè)重點(diǎn)還是有所不同。比如，第二所學(xué)校在目標(biāo)描述中有“展示入學(xué)準(zhǔn)備情況，萌生對(duì)小學(xué)生活的向往之情”，這樣，在節(jié)目單中就會(huì)有“我心中的小學(xué)生活”等內(nèi)容安排。
其次，是分析參加畢業(yè)典禮的人群（一般包括畢業(yè)生、家長(zhǎng)、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和老師以及邀請(qǐng)的外來(lái)嘉賓）的不同。策劃人要研究不同人群對(duì)畢業(yè)典禮的期望。比如，面對(duì)幼兒園的孩子們，嘉賓致辭不宜太長(zhǎng)，語(yǔ)言要更加親切、活潑；節(jié)目?jī)?nèi)容強(qiáng)度不能太大，持續(xù)時(shí)間控制在2小時(shí)內(nèi)比較好。面向畢業(yè)班的老師，要給他（她）們集體展示的機(jī)會(huì)，并設(shè)計(jì)相應(yīng)的環(huán)節(jié)讓孩子們表達(dá)感恩之情。
再說(shuō)一下典禮場(chǎng)地。場(chǎng)地的選擇要遵守6大基本原則，最好理解的是符合活動(dòng)主題、能滿足活動(dòng)的功能要求，當(dāng)然，還有成本在預(yù)算范圍內(nèi)、場(chǎng)地有檔期等。如果在戶外舉辦，一定要制定應(yīng)對(duì)天氣變化的Plan B。
這次附幼的畢業(yè)典禮在這點(diǎn)上處理得比較好。考慮到上海近期雨水較多，典禮選擇了華師大禮堂作為活動(dòng)地點(diǎn)，但在室外有兩塊KT板背景（包括紅毯）。根據(jù)氣象臺(tái)的天氣預(yù)報(bào)，6月28日晚上是有雷雨的，這樣需要先把兩塊KT板放在室內(nèi)，但都提前搭好，29號(hào)一早再鋪地毯和移到戶外。
活動(dòng)的關(guān)鍵成功要素（KSF）框架
二、前期準(zhǔn)備工作
對(duì)于幼兒園畢業(yè)典禮，主要工作還是圍繞人來(lái)展開的。比較粗線條的思考如下：
1、畢業(yè)生
風(fēng)采展示（節(jié)目）
2、幼兒園領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓
捐贈(zèng)或簽約等
風(fēng)采展示（節(jié)目）
教師代表發(fā)言
邀請(qǐng)畢業(yè)生家長(zhǎng)出席畢業(yè)典禮
風(fēng)采展示（節(jié)目）
表達(dá)感謝（家長(zhǎng)代表發(fā)言或向園方贈(zèng)送禮物）
做好家長(zhǎng)志愿者工作
沿著上述思路，可以將畢業(yè)典禮的前期準(zhǔn)備工作劃分為十個(gè)方面（幾張配圖均為今年的實(shí)際情況，但前后順序有些調(diào)整）：
確定當(dāng)年畢業(yè)典禮的負(fù)責(zé)人
由核心團(tuán)隊(duì)成員策劃當(dāng)年畢業(yè)典禮的主題和基本框架（華師大附幼今年的畢業(yè)典禮主題為“書香為伴、感恩啟航”）
召集家長(zhǎng)志愿者會(huì)議，并根據(jù)大家的資源和興趣分工
舞臺(tái)與場(chǎng)景設(shè)計(jì)、制作及布置
所有PPT及背景音樂(lè)或影像資料的制作
攝影、攝像師的安排
畢業(yè)證書/紀(jì)念冊(cè)制作
節(jié)目遴選與彩排
遴選主持人（老師、畢業(yè)生代表），并準(zhǔn)備主持稿
邀請(qǐng)函的設(shè)計(jì)、制作與發(fā)放
以下是某幼兒園對(duì)畢業(yè)典禮準(zhǔn)備工作的說(shuō)明：
其實(shí)，前期還可以通過(guò)一些配套活動(dòng)來(lái)給畢業(yè)典禮預(yù)熱，這樣也能收到意想不到的效果。例如，由幾位家長(zhǎng)志愿者具體策劃和組織，今年Helen所在的大三班舉辦了一個(gè)“回憶成長(zhǎng)，感謝師恩”主題照片展，其間還向園方贈(zèng)送了感謝信和錦旗，在典禮前期就激起了一輪小高潮。
三、現(xiàn)場(chǎng)管理
畢業(yè)典禮的現(xiàn)場(chǎng)管理工作頭緒很多，而且對(duì)管理團(tuán)隊(duì)的應(yīng)急處理能力有比較高的要求。根據(jù)今年華師大附幼畢業(yè)典禮現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的個(gè)別問(wèn)題，我想特別強(qiáng)調(diào)以下幾項(xiàng)工作：
首先，彩排是必不可少的。所謂彩排（一般排練指不著裝不化妝排練，彩排時(shí)指要著戲服，要化妝排練，所以叫彩排），是指戲劇、舞蹈等在正式演出前的最后總排練，要求演、音舞等演出人員全部到位，一切按照正式演出的要求進(jìn)行。
針對(duì)幼兒的情況，最好能全體彩排1-2次，目的是讓小朋友們知曉整個(gè)典禮的流程，以及自己的站位、表演動(dòng)作和領(lǐng)證時(shí)的步行路線等，并提前調(diào)整可能由大場(chǎng)面造成的緊張心情。我參加了今年附幼畢業(yè)典禮的兩次彩排（分別在6月26日和28日下午），但因?yàn)閳?chǎng)地的時(shí)間限制，彩排還是有些倉(cāng)促。
第1次彩排現(xiàn)場(chǎng)
第2次彩排現(xiàn)場(chǎng)
畢業(yè)典禮現(xiàn)場(chǎng)——所有主持人宣布典禮正式開始
彩排時(shí)，除了全程模擬活動(dòng)的流程，還有一項(xiàng)重要工作就是確保所有設(shè)備工作正常，特別是PPT背景畫面、視頻和音樂(lè)等。例如，典禮當(dāng)天，因?yàn)樵O(shè)備故障，大三班表演的節(jié)目《同一首歌》的背景PPT音樂(lè)突然發(fā)生串音，技術(shù)人員不得不只播放主畫面，這樣就影響了節(jié)目的表現(xiàn)力。
其次，幼兒園畢業(yè)典禮雖然相對(duì)簡(jiǎn)單，但現(xiàn)場(chǎng)管理仍然需要有一個(gè)詳細(xì)的活動(dòng)操作規(guī)范（ESG）或流程安排（Rundown），以確保所有工作人員特別是主持人、現(xiàn)場(chǎng)管理人員和技術(shù)人員知道自己在每個(gè)環(huán)節(jié)的工作職責(zé)。
以下是我所在的IEMS項(xiàng)目2018年畢業(yè)典禮和惠東縣愛(ài)丁堡幼兒園2017年畢業(yè)典禮的部分rundown：
以下是華師大附幼這次畢業(yè)典禮的部分現(xiàn)場(chǎng)照片，活動(dòng)的整體質(zhì)量還是值得點(diǎn)贊的：
四、值得特別注意的問(wèn)題
針對(duì)幼兒園畢業(yè)典禮的特點(diǎn)，我還有幾點(diǎn)特別的建議供參考：
1、所有環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)都要充分考慮小朋友們的實(shí)際情況，比如，嘉賓致辭不宜過(guò)長(zhǎng)，并且要用小朋友們的語(yǔ)言；節(jié)目編排和流程設(shè)計(jì)最好不要太復(fù)雜。
2、如果不用LED屏而只有一臺(tái)電腦接投影儀，切換時(shí)一定要注意，不能讓臺(tái)下觀眾看到切換過(guò)程，或者可以在拉幕時(shí)進(jìn)行切換。另外，要關(guān)閉網(wǎng)絡(luò)連接，防止有彈跳廣告彈出。
3、幾乎所有幼兒園都不會(huì)設(shè)立專門的崗位負(fù)責(zé)畢業(yè)典禮等特殊活動(dòng)的策劃和組織，這樣的話，家長(zhǎng)資源顯得彌足珍貴。集中力量辦大事，但原則是自愿參與，有錢出錢、有技術(shù)出技術(shù)、有力出力。華師大附幼今年的畢業(yè)典禮比較好地整合了家長(zhǎng)資源，體現(xiàn)了眾籌和眾創(chuàng)理念。
4、有些幼兒園的畢業(yè)典禮，不一定每位畢業(yè)生都有機(jī)會(huì)參加表演，這時(shí)可以設(shè)計(jì)相應(yīng)的環(huán)節(jié)來(lái)優(yōu)化所有小朋友和家長(zhǎng)的參與體驗(yàn)。比如，走紅毯、無(wú)人機(jī)創(chuàng)意造型拍攝等。
其實(shí)，還有好多內(nèi)容沒(méi)有寫到，但文章篇幅已經(jīng)很長(zhǎng)，這次就寫到這里。歡迎大家留言討論！最后，請(qǐng)讀者朋友們欣賞大三班在這次畢業(yè)典禮現(xiàn)場(chǎng)的視頻（請(qǐng)注意：不是整個(gè)典禮的視頻