活動服務(wù)商的選擇與管理

在市場競爭激烈的今天，各廣州活動策劃公司越來越注重培育核心競爭力，非核心業(yè)務(wù)則大多采用服務(wù)外包的方式，由服務(wù)商（service contractor）來提供更專業(yè)的產(chǎn)品或服務(wù)。

因此，在互利共贏的原則下，通過一定的談判技巧選擇優(yōu)質(zhì)的服務(wù)商并加強(qiáng)對服務(wù)商的質(zhì)量控制，對活動的成功舉辦具有重要意義。

一方面，服務(wù)商提供的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量在很大程度上直接決定了活動的質(zhì)量，影響著顧客對活動的滿意程度；另一方面，服務(wù)外包意味著利潤的外流，在與服務(wù)商的溝通過程中應(yīng)掌握一定的談判技巧以保證活動成本的最低。

活動管理全攻略將分兩篇文章，講述活動組織者的服務(wù)外包計劃以及服務(wù)商選擇中的商務(wù)談判管理。詳細(xì)內(nèi)容，歡迎關(guān)注《會展項(xiàng)目管理》（高等教育出版社，2018年9月）。

活動服務(wù)商的定義

所謂服務(wù)商，就是人們經(jīng)常提及的供應(yīng)商、承包商或服務(wù)承包商（service provider/contractor），是指那些向買方提供產(chǎn)品或服務(wù)并收取相應(yīng)費(fèi)用的實(shí)體，他們可以為企業(yè)生產(chǎn)或輸出服務(wù)提供原材料、設(shè)備、工具及其他資源。

美國喬治·華盛頓大學(xué)（GWU）的活動管理認(rèn)證項(xiàng)目（EMC）培訓(xùn)教材中這樣描述活動的服務(wù)商：各類服務(wù)商為活動提供產(chǎn)品和服務(wù)，目的是創(chuàng)造更好的物理或無形環(huán)境。這些服務(wù)商對于活動在場景和流程上的成功作用顯著，因?yàn)闀绊懟顒幽繕?biāo)的實(shí)現(xiàn)。

在很多活動中出現(xiàn)問題，通常都是因?yàn)閷ν獠糠?wù)商的產(chǎn)品或服務(wù)考核、溝通及管理不到位，最終導(dǎo)致執(zhí)行中的差錯。

會展和活動行業(yè)的服務(wù)商類型多樣、精彩紛呈，從主承辦公司的角度來講，常見的類型如下：

1)
場地；

2)
廣告設(shè)計與印刷公司；

3)
翻譯公司；

4)
會展設(shè)計與搭建公司；

5)
物流公司；

6)
禮儀公司；

7)
酒店、度假村、客棧等住宿設(shè)施；

8)
餐飲供應(yīng)商；

9)
廣告代理商；

10)
視聽設(shè)備供應(yīng)商；

11)
娛樂供應(yīng)商；

12)
燈光照明供應(yīng)商；

13)
醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)或公司；

14)
安保公司；

15)
停車服務(wù)供應(yīng)商；

16)
演藝人員（包括主持人、小丑、魔術(shù)師、司儀等）；

17)
鮮花供應(yīng)商；

18)
公關(guān)咨詢公司；

19)
律師事務(wù)所；

20)
目的地管理公司（DMC）；

21)
其他。

活動服務(wù)商的主要類型

1、總服務(wù)承包商（General service contractor，簡稱GSC）

為活動項(xiàng)目經(jīng)理和參展商等提供一系列服務(wù)，包括卻不局限于搭建及撤展、設(shè)計和懸掛引導(dǎo)標(biāo)示和橫幅、地毯鋪設(shè)、貨物運(yùn)輸以及提供展位/展臺所需的家具設(shè)備等。

在實(shí)際工作中，還有一個經(jīng)常使用的專業(yè)名詞就是主場搭建服務(wù)商（Official Contractor，簡稱“主場搭建”），兩者在很多時候可以交替使用。

2、專門服務(wù)承包商（Specialty service contractors）

是指負(fù)責(zé)展覽或活動中某些具體服務(wù)的供應(yīng)商。

無論針對特殊活動、貿(mào)易展或會議，他們可以提供所有服務(wù)來確保項(xiàng)目順利完成。常見的服務(wù)主要包括：

視聽設(shè)備服務(wù)（Audiovisual）：通過視聽技術(shù)，提高參展、會議或特殊活動的質(zhì)量，可能在展覽、會議或特殊活動開始或結(jié)束時使用。

商務(wù)服務(wù)（Business Services）：復(fù)印、打印、傳真及其他商務(wù)服務(wù)。

餐飲服務(wù)（Catering）：為展會或活動組織者提供餐飲或?yàn)閰⒄股烫峁┎惋嫛?/span>

清潔服務(wù)（Cleaning Services）：為展會或活動的公共區(qū)域清潔，特別是展區(qū)、辦公室和非公共區(qū)域的清潔。

通訊服務(wù)（Communications）：提供平板電腦、手機(jī)、有線和無線服務(wù)。

電腦租賃服務(wù)（Computers）：電腦和攝像頭的租賃服務(wù)。

咨詢服務(wù)（Consulting）：包括展前計劃、協(xié)作、便利、布局以及會展活動設(shè)計和展臺設(shè)計。通常稱為第三方規(guī)劃者或者獨(dú)立顧問。

裝飾服務(wù)（Décor）：裝飾公司可以改善舞臺效果和整體裝飾主題，還能提供花卉植物和娛樂設(shè)備。

電力服務(wù)（Electrical）：為展區(qū)及需要電力的區(qū)域提供電力。

娛樂代理服務(wù)（Entertainment Agency）：作為表演者與展覽或活動組織者之間的中介機(jī)構(gòu)。

花藝服務(wù)（Floral）：租賃植物、花朵和道具。

貨運(yùn)服務(wù)（Freight）：把展品物料從公司運(yùn)到展會再運(yùn)回。有很多種托運(yùn)方式——普通承運(yùn)、長途搬運(yùn)和空運(yùn)。

家具租賃服務(wù)（Furniture）：展位家具租賃，通常比家里的家具新潮。

互聯(lián)網(wǎng)和電話服務(wù)（Internet Access and Telephones）：為展位和展會中需要設(shè)備的地方提供租賃服務(wù)，包括無線和有線網(wǎng)絡(luò)以及寬帶服務(wù)。

勞務(wù)計劃和監(jiān)管服務(wù)（Labor Planning and Supervision）：專長于當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)，例如涉及到當(dāng)?shù)厣倘撕献鳌⒐枰约艾F(xiàn)場監(jiān)管等法律法規(guī)。

照明服務(wù)（Lighting）：設(shè)計和租賃燈光設(shè)備，包括視聽設(shè)備供應(yīng)。

物料運(yùn)輸服務(wù)（Material Handling）:包括展會物料的長途運(yùn)輸、轉(zhuǎn)移、將物料從當(dāng)?shù)貍}庫運(yùn)到展會現(xiàn)場、空運(yùn)以及運(yùn)回等服務(wù)。

主持人（Moderator）：負(fù)責(zé)處理虛擬觀眾、現(xiàn)場觀眾和演講人之間的對話問題的專家，可以是視聽團(tuán)隊的一員。

制作人（Producer）：作為展會組織專家，確保所有產(chǎn)品設(shè)計和傳遞無誤?？梢允且暵爤F(tuán)隊的一員。

社交媒體專家（Social Media Expert）：在展會或會議或活動的全部過程中，使用社交媒體提高知名度的團(tuán)隊或個人。

人員管理（Staffing）：臨時的展會工作人員、演示人員或注冊登記人員。

公用設(shè)施（Utilities）：為展會提供管道、空氣、天然氣和水。

攝影服務(wù)（Photography）：為展會或活動組織者向公眾或參展商提供宣傳資料。

包裹郵寄服務(wù)（Postal and Package Services）：為組織者和參展商提供包裹郵寄服務(wù)。

登記公司（Registration Company）：外包給登記公司負(fù)責(zé)展覽、活動或會議的所有注冊登記工作。他們負(fù)責(zé)整體登記過程，包括數(shù)據(jù)錄入、付款、徽章和現(xiàn)場的人員安排。

安保服務(wù)（Security）：負(fù)責(zé)展會舉辦過程中的安全問題以及在展會開始時的人流控制和展會及活動中的一般安保事項(xiàng)。

發(fā)言人服務(wù)（Speaker Bureaus）：為展會或活動組織者尋找理想的發(fā)言人。

翻譯服務(wù)（Translators）：為展會或活動組織者提供演講與演示時的同聲傳譯服務(wù)。他們也為參展商提供銷售代表與外國觀眾交流。

3、參展商指定服務(wù)承包商（Exhibitor-appointed contractor，簡稱EAC）

作為EAC，他們與專業(yè)服務(wù)承包商職責(zé)相同，不同的是，服務(wù)對象只針對參展商，不包括展會管理方。

參展商指定服務(wù)承包商的出現(xiàn)，搶奪了總服務(wù)承包商的生意。在美國，這個趨勢始于20世紀(jì)80年代中期。美國法院規(guī)定，服務(wù)承包商不能獨(dú)占與有組織的勞務(wù)協(xié)商的權(quán)利，因此，EAC可以與GSC競爭搭建展位的權(quán)利。

顯而易見，EAC的成功建立在與客戶的長期關(guān)系上。因?yàn)镋AC為相同的公司多次舉辦貿(mào)易展和活動，因此EAC比GSC更加了解客戶需求，從而提供更好的服務(wù)。GSC和EAC之間的激烈競爭，也促使了GSC為會展公司提供更為專業(yè)、流水線式有效率的服務(wù)。

畢博管理咨詢公司（Bearing Point）認(rèn)為，服務(wù)外包（service outsourcing）就是企業(yè)為了將有限資源專注于其核心競爭力，以信息技術(shù)為依托，利用外部專業(yè)服務(wù)商的知識勞動力，來完成原來由企業(yè)內(nèi)部完成的工作，從而達(dá)到降低成本、提高效率、提升企業(yè)對市場環(huán)境迅速應(yīng)變能力并優(yōu)化企業(yè)核心競爭力的一種服務(wù)模式。

服務(wù)外包價值鏈

世界貿(mào)易組織（WTO）的《服務(wù)貿(mào)易總協(xié)定》（GATS）將服務(wù)分為12個部門，即商務(wù)服務(wù)、通信服務(wù)、建筑和相關(guān)工程服務(wù)、分銷服務(wù)、教育服務(wù)、環(huán)境服務(wù)、金融服務(wù)、健康服務(wù)、旅游服務(wù)、娛樂文化和體育服務(wù)、運(yùn)輸服務(wù)及其他服務(wù)，服務(wù)外包可以按這12個部門進(jìn)行分類。

會展和活動行業(yè)的服務(wù)外包幾乎涉及以上所有部門，但一般情況下主要涉及商務(wù)服務(wù)、相關(guān)工程服務(wù)、分銷服務(wù)、旅游服務(wù)和運(yùn)輸服務(wù)。

對于單個企業(yè)，最常見的外包服務(wù)業(yè)務(wù)除了信息技術(shù)，還有人力資源、采購、物流、倉庫管理、工程管理、財務(wù)和會計等。

對于會展和活動組織者而言，要在籌備初期特別是在場地確定以后，就要開始考慮和制定服務(wù)外包計劃，以確定對各類服務(wù)商的具體需求及預(yù)算。

我們可以將這項(xiàng)工作理解為活動的項(xiàng)目采購（Project Procurement），即在一個會展和活動項(xiàng)目過程中，組織者從外部尋求和采購各種項(xiàng)目執(zhí)行所需資源的管理過程。

一般來說，一個完整的項(xiàng)目采購管理包括6個步驟，即采購規(guī)劃、發(fā)包規(guī)劃、詢價、賣方選擇、合同管理以及合同收尾。對各步驟的簡要描述如下：

1)
采購計劃（procurement planning）

決定采購什么，采購多少以及何時采購。

2)
詢價計劃(solicitation planning)

以文件形式，記錄所需的產(chǎn)品以及確認(rèn)潛在的渠道。

3)
詢價(solicitation)

取得報價單、標(biāo)書或提案。

4)
渠道選擇(source selection)

從潛在的服務(wù)商中作出選擇。

5)
合同管理(contract administration)

管理與服務(wù)商之間的關(guān)系，特別是保證供應(yīng)商按照約定的時間和質(zhì)量提供服務(wù)。

6)
合同收尾(contract close-out)

合同的執(zhí)行和清算，包括各類賬款的清償。

活動管理全攻略前13期鏈接如下：

Chapter 13 活動場地選擇-2

Chapter 12 活動場地選擇-1

Chapter 11 活動項(xiàng)目創(chuàng)意與策劃

Chapter 10 活動組織機(jī)構(gòu)設(shè)計與人員管理

Chapter 9 活動規(guī)劃(2)-愿景、使命、初步構(gòu)想等

Chapter 8 活動規(guī)劃(1-概念與主題)

Chapter 7 活動市場調(diào)研與分析

Chapter 6
活動行業(yè)從業(yè)人員法則

Chapter 5
活動管理的基本流程

Chapter 4
活動管理知識體系

Chapter 3
活動的關(guān)鍵成功要素

Chapter 2
項(xiàng)目管理視角下的活動管理

Chapter 1
走進(jìn)活動世界